Privatlivs politik i forbindelse med rekruttering og ansættelse ved hjælp af Teamtailor

Tjenesten til håndtering af rekruttering og forenkling af ansættelsesprocessen ("Tjenesten") drives af Teamtailor på vegne af Alektum A/S ("Dataansvarlig", "vi", "os", ”Alektum”, osv.). Det er vigtigt, at de personer, der bruger Tjenesten ("Brugere"), føler sig trygge med og informeret om, hvordan vi håndterer brugernes personoplysninger i rekrutteringsprocessen. Vi stræber efter at opretholde den højest mulige standard for beskyttelse af personoplysninger. Vi behandler, administrerer, bruger og beskytter brugerens personoplysninger i overensstemmelse med denne Privatlivspolitik ("Fortrolighedspolitik").

1. Generelt

Vi behandler Brugerens oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning om beskyttelse af personlige oplysninger. Brugernes personoplysninger behandles med det formål at håndtere og lette rekruttering af medarbejdere til vores forretning.

2. Indsamling af personoplysninger

Vi er ansvarlige for behandlingen af de personoplysninger, som oplyses af Brugeren til Tjenesten, eller for de personoplysninger, vi på andre måder indsamler til Tjenesten.

Hvornår og hvordan vi indsamler personoplysninger Vi indsamler personoplysninger om Brugere fra Brugere, når Brugere;

• sender en ansøgning via Tjenesten eller på anden vis, tilføjer personoplysninger om sig selv personligt eller ved hjælp af en tredjepart som Facebook eller LinkedIn; og
• bruger Tjenesten til at komme i kontakt med vores medarbejdere, tilføje personoplysninger om dem selv personligt eller ved at bruge en tredjepart som Facebook eller LinkedIn.
• giver identificerbare data til chat (leveres via webstedet, der bruger Tjenesten), og sådanne data er relevante for ansøgningsproceduren

Vi indsamler data fra tredjeparter som Facebook, Linkedin og via andre offentlige kilder. Dette kaldes "Sourcing" og udføres manuelt af vores medarbejdere eller automatisk i Tjenesten. Sådanne oplysninger lagres ikke, med mindre Brugeren vælger at benytte tredje parter til login på Tjenesten.

I nogle tilfælde kan eksisterende medarbejdere fremsætte anbefalinger om potentielle ansøgere. Sådanne medarbejdere vil tilføje personoplysninger om sådanne potentielle ansøgere. I de tilfælde, hvor dette udføres, anses den potentielle ansøger som en bruger i forbindelse med denne Privatlivspolitik og vil blive informeret om behandlingen.

Typer af personoplysninger, der indsamles og behandles De kategorier af personoplysninger, der kan indsamles via Tjenesten, kan bruges til at identificere fysiske personer med navne, e-mails, billeder og videoer, informationer fra Facebook og LinkedIn-konti, svare på spørgsmål, der stilles via rekruttering, titler, uddannelse og andre oplysninger, som Brugeren eller andre har givet gennem Tjenesten. Kun data, der er relevante for rekrutteringsprocessen, indsamles og behandles. Alektum behandler alene oplysninger fra sociale medier, såfremt disse er oplyst af Brugeren ved login på Tjenesten via Facebook eller LinkedIn-konti eller oplysningerne er offentligt tilgængelige.

Formål og lovligheden af behandlingen Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger er at gennemføre en rekrutteringsproces.

Personoplysninger, der behandles med henblik på en samlet analyse eller markedsundersøgelse, gøres altid uidentificerbar. Sådanne personoplysninger kan ikke bruges til at identificere en bestemt Bruger. Således betragtes sådanne data ikke som personoplysninger.

Registreret samtykke Brugeren godkender behandlingen af sine personoplysninger med det formål at behandle ansøgeren i rekrutteringsprocessen. Brugeren indvilliger i, at personoplysninger indsamles gennem Tjenesten, når brugerne

• sender en ansøgning via Tjenesten, tilføjer personoplysninger om sig selv enten personligt eller ved at bruge en tredjepart som Facebook eller LinkedIn, og at Alektum kan bruge eksterne sourcing-værktøjer til at tilføje yderligere oplysninger; og
• når de bruger Tjenesten til at oprette forbindelse til Alektums rekrutteringsafdeling, tilføjer personoplysninger om sig selv enten personligt eller ved hjælp af en tredjepart som Facebook eller LinkedIn.
  • koncernforbundne selskaber og underleverandører, som fungerer som vores databehandlere og deres underdatabehandlere i overensstemmelse med vores instruktioner til levering af Tjenesten;
  • myndigheder eller juridiske rådgivere i tilfælde af mistanke om kriminel eller ukorrekt adfærd og
  • myndigheder, juridiske rådgivere eller andre aktører, hvis loven kræver det eller efter myndighedens påbud.

Brugeren accepterer også, at Alektum kan indsamle offentligt tilgængelige oplysninger om Brugeren og behandle dem til ansættelsesformål.

Brugeren accepterer, at personoplysninger indsamles i overensstemmelse med ovenstående a) og b) behandles i henhold til nedenstående afsnit: Opbevaring og overførsel samt behandlingstiden.

Brugeren har til enhver tid ret til at tilbagekalde sit samtykke ved at kontakte Alektum. Kontaktoplysninger anført under afsnit 9. At gøre brug af denne ret kan dog medføre, at Brugeren ikke kan ansøge om et bestemt job eller på anden måde bruge Tjenesten.

Opbevaring og overførsel Personoplysninger indsamlet via Tjenesten lagres og behandles inden for EU/EØS.

Hvor længe personoplysninger behandles Hvis en Bruger ikke gør skriftligt indsigelse mod behandling af sine personoplysninger, gemmes og behandles personoplysningerne så længe, vi finder det nødvendigt med hensyn til ovenstående formål og  Bemærk, at en ansøger (Bruger) kan være interessant for fremtidig rekruttering, og i dette øjemed kan vi gemme Brugernes personoplysninger, indtil de ikke længere er relevante for potentielle ansættelser. Dette forudsætter Brugerens samtykke.

3. Brugernes rettigheder

Brugere har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler ved skriftligt at underrette os via kontaktoplysningerne angivet i afsnit 9. Brugere har ret til at anmode om en (1) kopi af de behandlede personoplysninger uden omkostninger. For yderligere kopier har Alektum ret til at opkræve et rimeligt gebyr på grundlag af de administrative omkostninger, der er forbundet med tilvejebringelsen.

Brugere har ret til, om nødvendigt, at få ændret ikke korrekte personoplysninger vedrørende denne Bruger, via en skriftlig anmodning, ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 nedenfor.

Brugeren har ret til at kræve oplysningerne slettet eller begrænse behandlingen og ret til at gøre indsigelse mod behandling af oplysningerne baseret på legitime interesser under visse omstændigheder.

Brugeren har ret til at tilbagekalde ethvert samtykke til behandling, Brugeren har givet til Alektum. At gøre brug af denne ret kan dog betyde, at Brugeren ikke kan ansøge om et bestemt job eller på anden måde bruge Tjenesten.

Brugeren har under visse omstændigheder ret til dataportabilitet, hvilket er retten til at få de personoplysninger, der behandles overført til en anden dataansvarlig, så længe dette ikke har negativ indflydelse på andres rettigheder og friheder.

Brugeren har ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden vedrørende behandling af vedkommendes personoplysninger, såfremt brugeren er uenig i behandlingen. Tilsynsmyndigheden i Danmark er Datatilsynet.

Datatilsynet

Borgergade 28, 5.

1300 København K

Tlf. 33 19 32 00

dt@datatilsynet.dk

4. Sikkerhed

Vi prioriterer den personlige integritet og arbejder derfor aktivt på, at brugernes personoplysninger behandles med yderste omhu. Vi træffer de foranstaltninger, der med rimelighed kan forventes for at sikre, at Brugerens og andres personoplysningerne behandles sikkert og i overensstemmelse med denne Fortrolighedspolitik og databeskyttelseslovgivningen.

Overførsler af oplysninger over internettet og mobilnetværket kan aldrig ske uden risiko, så alle overførsler sker på egen risiko for den person, der overfører dataene. Det er vigtigt, at Brugerne også tager ansvar for at sikre, at deres data er beskyttet. Det er Brugerens ansvar at deres loginoplysninger holdes hemmelige. Desuden er det vigtigt, at Brugeren ikke oplyser fortrolige eller følsomme personoplysninger.

5. Overførsel af personoplysninger til tredjepart

Vi vil ikke sælge eller på anden måde overføre Brugernes personoplysninger til en tredjepart.

Vi kan overføre Brugernes personoplysninger til

Vi overfører kun Brugernes personoplysninger til tredjeparter, vi har tillid til. Vi vælger omhyggeligt vores partnere for at sikre, at Brugerens personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning om Privatlivets fred. Vi samarbejder med følgende kategorier af databehandlere af personoplysninger; Teamtailor, som leverer Service-, server- og hostingfirmaer, e-mail-referencefirmaer, virksomheder som bearbejder videoer, informations kilder, analytiske servicefirmaer og andre virksomheder, som supplerer Tjenesten.

6. Indsamlede data (ikke-identificerbare oplysninger)

Vi kan dele indsamlede data til en tredjepart. Disse data er i sådanne tilfælde sammensat af oplysninger, der er indsamlet via Tjenesten, og kan f.eks. bestå af statistikker over internettrafik eller den geologiske placering, som Tjenesten kan benytte. De indsamlede data indeholder ikke nogen oplysninger, som kan bruges til at identificere enkelte personer, og er derfor ikke personoplysninger.

7. Cookies

Når Brugere bruger Tjenesten, kan oplysninger gemmes som cookies. Cookies er passive tekstfiler, der er gemt i internetbrowseren på Brugerens enhed, f. eks. computer, mobiltelefon eller tablet, når man bruger Tjenesten. Vi bruger cookies til at forbedre Brugerens brug af Tjenesten og indsamle oplysninger om f. eks. statistikker om brugen af Tjenesten. Dette sikrer, vedligeholder og forbedrer Tjenesten. Oplysningerne, som indsamles via cookies, kan i nogle tilfælde være personoplysninger og reguleres i sådanne tilfælde af vores Cookiepolitik.

Brugere kan til enhver tid deaktivere brug af cookies ved at ændre de lokale indstillinger i deres enheder. Deaktivering af cookies kan påvirke oplevelsen af Tjenesten f.eks. ved at deaktivere nogle funktioner.

8. Ændringer

Vi har ret til på et hvilket som helst tidspunkt at foretage ændringer eller tilføjelser til Fortrolighedspolitikken. Den seneste version af Fortrolighedspolitikken vil altid være tilgængelig via Tjenesten. En ny version anses for at blive meddelt Brugerne, når Brugeren enten har modtaget en e-mail, der informerer Brugeren om den nye version (ved hjælp af en e-mail, som Brugeren angiver i forbindelse med brugen af Tjenesten), eller når Brugeren i øvrigt er informeret om den nye Fortrolighedspolitik.

9. Kontakt

For spørgsmål, yderligere oplysninger om vores håndtering af personoplysninger eller andre forhold, bedes du bruge nedenstående kontaktoplysninger; Alektum A/S, Frederiks Plads 36, 3., 8000 Aarhus C,  nadine.sig@alektumgroup.com